Une autre approche de la facilitation par le biais de sa représentation visuelle.

Sous une forme épistolaire, voici quelques lignes pour partager l’aventure visuelle d’un manager. Rédigé par un auteur, dessinateur des idées des autres. Le voilà à raconter par l’écriture ce que le dessin lui permet, d’ordinaire, de faire émerger !

Mon vieil ami,

Voilà bien longtemps que je ne te donne plus de nouvelles et je le regrette.

Ces temps-ci regorgent de transformations. Je ne vais pas t’en conter les résultats, mais plutôt te parler d’un processus qui y joue un rôle clé : le Visuel.

Je me méfie des adages et des dictons faciles, mais cette citation attribuée à Napoléon me semble parfaitement résumer ce que je m’apprête à te partager :

« Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours. »

Tu n’ignores pas que l’organisation dans laquelle je travaille raffole des nouveaux modes de management et sait aller chercher des réponses aux transformations qui s’imposent, directement au cœur des métiers. Il me semble que l’expression consacrée est « Bottom-up ». À ce titre, nous mettons en place, depuis quelques temps et de manière assez récurrente, des sessions collaboratives, que je copilote avec un facilitateur. Les résultats sont suffisamment probants pour lui laisser de plus en plus les coudées franches.

C’est là que je découvre ce qui s’avère pour moi une petite révolution dans ma manière de concevoir et de penser l’information. Cette lumière dans la nuit, dans le flot incessant de complexité auquel mes équipes et moi faisons face, c’est la visualisation.

Tout commence lors de la première réunion de préparation de notre session collaborative. Le facilitateur est accompagné d’une femme dont je ne comprends pas tout de suite le rôle : facilitatrice graphique. Dès le début de nos échanges, elle entreprend de noter de manière claire et visible pour tous les participants, le contenu de nos échanges sur de grands tableaux blancs.

Une synthèse visuelle qui rend l’invisible visible, pour tous.

Jusque-là, rien de fou, je te l’accorde. Et pourtant je suis émerveillé par sa capacité à synthétiser nos échanges. Elle donne à voir, à l’aide de formes très simples, la complexité de notre système et de ses interactions.

Ce schéma nous sert un peu plus tard à prendre conscience, et à pointer du doigt, les aberrations auxquelles nous faisons face. Par sa simplicité – des carrés, des ronds, des flèches, des pointillés – il reste à la portée de tous. Toi, moi, ou un enfant de 10 ans pourrait le faire !

Ce schema devient alors bien plus qu’un support : il agit comme un miroir. Un miroir collectif, posé là, au centre du groupe. Il nous renvoie une image de ce que nous vivons, de ce que nous disons, de ce que nous faisons.

Le facilitateur nous invite à prendre ces Post-it © que tu adores, pour venir les coller et signaler les points bloquants de notre organisation. C’est simple, interactif, ludique, et d’une efficacité redoutable ! Nous en discutons en direct et de manière très concrète.

Rien non plus d’artistique ou d’extravagant dans le matériel utilisé. Des marqueurs, trois ou quatre couleurs, un tableau blanc, quelques Post-it © : voilà ses outils. À vrai dire, son gros sac en toile laisse deviner qu’elle a de quoi embellir toute la pièce.

Tout à coup, se dessine notre organisation, vivante, organique et compréhensible.

Vers la fin de ces deux heures de réunion, nous voyons déjà sur le mur une cartographie de notre organisation, les points sensibles, une ébauche des objectifs et de l’agenda de la session à venir. À l’invitation du facilitateur, la facilitatrice graphique prend alors la parole et revient sur la partie esquissée de sa prise de note graphique en mode scribing.

« Cela m’évoque un arbre », dit-elle, et elle explique la similitude entre ce qu’elle comprend de nous, de nos problèmes, et sa métaphore. Fascinant par sa simplicité, cet arbre permet à tous les participants de prendre un peu de hauteur. Chacun peut (re)considérer notre ensemble comme une forme organique et vivante, dans laquelle chacun a sa fonction et des interactions avec les autres.

Nous avons sous les yeux l’ensemble des échanges, clairs et concis pour tout le monde. Nous sommes alignés sur notre point de départ, le chemin à parcourir, et les points d’arrivée. Nous nous quittons satisfaits, impatients de la prochaine réunion de préparation. Sans manquer de prendre en photo les visuels, qui se révèlent essentiels pour communiquer sur l’avancement de notre travail aux équipes.

Le fil visuel relie les esprits, transforme l’expérience collective.

Quelques semaines et quelques réunions plus tard, arrive le jour de notre évènement. Je t’épargne les considérations techniques de l’organisation – 110 participants à mettre autour d’une table ! – pour ne mettre en lumière que la partie qui me tient désormais à cœur : la visualisation.

Le site d’accueil est suffisamment vaste pour que tous s’assoient en salle plénière et que nous nous divisions en sous-groupes si besoin. Il me semble que tu connais déjà les rouages de ce type de session ?

Ce qui m’émerveille de prime abord, c’est le soin apporté par l’équipe de facilitation à rendre ce lieu accueillant et inspirant. Des panneaux, cartons, et autres supports sont disposés à des endroits stratégiques. Ils sont magnifiquement ornés des messages clés de notre session de travail. La métaphore de l’arbre que j’évoquais plus tôt se prolonge sur tous ces visuels. Un panneau de bienvenue comporte le titre de notre événement et chaque salle de sous-commission porte le nom d’un arbre légendaire…

Un très grand panneau de carton, fixé sur un mur, se dresse au centre de ce qui va devenir notre « war room » pour trois jours. Il est encore vierge – ou presque – à notre arrivée, mais cela ne dure pas. Un arbre est simplement esquissé au milieu de ce mur. Si les 110 participants n’ont pas encore « la réf. » comme disent mes enfants, l’ambiance de travail les plonge subtilement dans une expérience collective.

L’arbre devient la scène de toutes nos inspirations

Dès la première prise de parole, la facilitatrice graphique se met à l’ouvrage. Une fois encore, elle capture l’essence de nos échanges avec un esprit de synthèse et, oserais-je dire, une touche de poésie. Cela n’est pas rien quand on connaît notre entreprise et nos produits ! Le président est venu pour l’occasion dire quelques mots d’introduction. Lui aussi est agréablement surpris de voir ses propos retranscrits en image et en direct. La quasi-totalité de notre assemblée l’est aussi.

Le premier temps de notre séminaire est dédié à « l’inspiration ». Nous avons la chance d’entendre un intervenant passionnant, dont le parcours inspire de nouvelles idées. La facilitatrice capture les messages importants, en très grand, afin que tout le monde les voie. Toujours en filant la métaphore de l’arbre, chaque prise de parole des trois jours trouve sa place dans l’illustration de notre système.

Sitôt ses dessins finis, elle les accroche dans l’espace de travail, pour qu’ils restent visibles. Je trouve ce système absolument délicieux, tant par la poésie que par l’efficacité qu’il apporte, mais je suis encore surpris par la puissance de ces images.

Non contente de capturer nos échanges en direct, elle se met très vite à l’œuvre devant l’immense panneau de carton que je remarque en entrant.

Les émotions, les doutes, les élans… tout est là, sous nos yeux.

Reprenant de manière très graphique les idées importantes, mais aussi les sentiments des participants – leurs doutes, leur enthousiasme, leurs questions – elle réussit à capturer et rendre compte de ce qu’aucun compte rendu de réunion n’a jamais su faire.

La fresque prend forme en trois jours. Des mots, des images, des liens, des couleurs : nous ne sommes plus dans le petit croquis de la première réunion, mais bien devant une œuvre picturale à part entière. Je suis émerveillé par sa compréhension fine de nos problématiques et enjeux, sa capacité de prise de hauteur et de synthèse, et son aptitude à rendre tout cela de manière simple et graphique. Tout ce processus, par sa clarté et sa puissance, m’inspire !

À la fin de chaque journée, nous passons une ou deux heures avec le facilitateur pour faire le point et préparer la journée suivante. La facilitatrice graphique, bien évidemment présente, a préparé l’agenda du lendemain sur un tableau blanc, des templates de restitution des ateliers … Tout ce dont nous avons besoin, de manière visible et facilement utilisable par notre équipe de pilotage.

Un dessin et tout change

Il est convenu que certains membres de l’équipe doivent faire un point sur l’avancée de leur chantier. Cela doit être bref et concis. Sur les conseils – les ordres ! – du facilitateur, un visuel par présentateur. Au diable les slides.

Là encore, je vois les quatre panneaux réalisés en amont par la facilitatrice graphique : parfaits. Un titre, quelques idées clés merveilleusement calligraphiées, quelques illustrations pour simplifier la compréhension et donner un peu de contexte… simple et efficace.

Je peux dire sans crainte que tous les participants sont « bluffés » par la pertinence de ce travail graphique. Nous décidons d’immortaliser ce moment par une photo de groupe, devant la grande fresque, qui trône désormais dans le hall d’accueil de nos bureaux.

Voilà donc l’expérience marquante que je voulais te raconter, et te dire à quel point ces illustrations facilitent notre travail et nous permettent de plonger ensemble plus en profondeur dans notre sujet. Note bien que j’aurais adoré te narrer tout cela avec un simple dessin. Qui sait, peut-être la prochaine fois.

Dans l’espoir que ces quelques lignes te donnent envie de creuser un peu le sujet.

Bien à toi,

« Un manager visionnaire »

par Renaud Combes, facilitateur graphique | Dessin Eric Legrand, illustrateur & facilitateur graphique

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