Comment permettre à un collectif de s’approprier ses enjeux et générer une dynamique d’actions ?

La facilitation guide le collectif vers son objectif, par une approche simple centrée sur la structuration et la qualité d’échanges, de questionnements, la co-construction d’idées et une dynamique d’actions. 

 La facilitation est fondée sur 2 essentiels 

1. Rendre le collectif intelligent avec ses enjeux d’évolution

La facilitation peut s’appliquer à tous les sujets d’un collectif. Que le besoin porte sur son fonctionnement, sa complexité, ses défis, ou encore ses valeurs.

La facilitation mobilise l’intelligence collective pour traiter de problèmes opérationnels, de l’opportunité d’un projet, de nouvelles orientations telle que la transition écologique.

2. Créer les conditions de l’engagement

La facilitation ouvre un espace et un temps d’intelligence, de prise de conscience, de partage des réalités et des enjeux.

Au service de l’objectif du groupe, elle rend le collectif acteur et auteur d’un sujet pour une durée et dans un cadre défini. 

Le diamant collaboratif

Le cadrage permet de clarifier les tenants et aboutissants de l’action de facilitation : définir la question primordiale, l’objectif et le livrable avec lequel nous souhaitons repartir.

Le design a pour rôle de définir, une architecture simple et puissante appelée diamant collaboratif. La séquence de facilitation a quatre temps :

< Divergence

Après l’inclusion des participants, ce temps permet d’ouvrir la dynamique par un questionnement large, de rendre chacun contributeur, d’activer l’échange, la collaboration, le partage, de faire émerger une conscience collective des enjeux.

= Émergence

Ce deuxième temps permet de susciter des idées en réponse à la question, des idées alignées avec la prise de conscience collective. L’association d’idées congruentes peut engendrer de nouvelles idées plus fortes. Selon la durée de ce temps d’émergence, les idées peuvent être valorisées, associées, enrichies, faire l’objet de nouvelles émergences.

> Convergence

Ce dernier temps permet de concentrer la valeur de la démarche sur un minimum d’idées opérationnelles, par exemple par filtrage sur des critères pertinents.

* Capitalisation

Les idées retenues sont valorisées et finalisées pour devenir utilisables et communicables dès la fin de la session.

Exemple

Choisir de vivre la confiance pour dépasser un moment critique

Startup en pleine évolution

Dans un moment d’incertitude, nous pouvons faire le choix de prendre des décisions descendantes – être rassuré à court terme par une situation à priori maîtrisée – ou mobiliser les intelligences et les énergies de tous pour inventer ensemble l’avenir.

Un pari ou une réponse efficace à la complexité

Cette startup en pleine évolution passant le seuil des 50 collaborateurs est dans un moment critique de son histoire : tous les collaborateurs sont réunis pour partager, clarifier et définir des thématiques prioritaires pour renouveler les conditions de la confiance au sein des équipes et avec la direction. 

Le travail préparatoire entre les facilitateurs et la direction a permis d’identifier les principaux enjeux. Parmi ceux là :

• Mobiliser l’ensemble des équipes : Le choix est fait de s’appuyer sur chacun des collaborateurs. La réussite collective sera réellement le fruit de tous.

• Rassurer les collaborateurs : Face à l’incertitude le choix est fait d’écouter les personnes et d’accueillir leurs inquiétudes par des temps et des espaces dédiés.

• Capitaliser et fertiliser à partir de l’interne : Donner la parole en faisant confiance aux compétences et aux talents déjà présents. C’est le fameux capital humain, en allant au-delà du slogan et en le valorisant.

• « Lâcher prise » pour les dirigeants : Sortir des injonctions paradoxales, apprendre à faire confiance et soutenir concrètement l’intelligence collective et les actions.

Parmi les éléments clés du parcours, un temps dédié aux liens entre les personnes, entre les métiers et les fonctions, pour co-construire un plan d’actions destiné à jalonner les deux prochaines années et l’évolution du fonctionnement interne. Les enjeux globaux de l’entreprise et les besoins de travail collectif auront été partagés, explicités, travaillés dans des ateliers successifs.

Les 4 temps forts de la journée

1er temps : inclusion et divergence « se connecter au sujet et entre nous ».

Après une brève introduction du dirigeant sur le sens de cette action pour lui, ce qui lui tient à cœur et ses contributions dans la journée, l’ensemble du groupe est invité par les facilitateurs à se mettre en mouvement dans la rencontre les uns avec les autres. Les personnes se parlent, parlent d’elles, écoutent les autres, les visages se détendent, des sourires apparaissent.

2ème temps : émergence dans le « bourdonnement de la ruche »

Sur le modèle du Forum Ouvert, les facilitateurs guident le mouvement collectif dans une alternance de temps de réflexion individuelle et de temps de partage :

• Collecte des sujets souhaités / fonctionnement interne.

• Travail en groupes sur les thématiques dans une dynamique permettant la liberté de déplacement de de contribution.

Le « bourdonnement de la ruche » cesse lorsque tous les groupes viennent restituer le fruit de leurs réflexions. Pendant ce temps, les dirigeants aident à la restitution en prenant des notes sur les demandes qui leur sont faites, répondent aux questions posées, etc.
En adoptant cette posture, les dirigeants incarnent la question de la confiance : ils n’ont pas besoin d’intervenir sur les sujets traités, ils accueillent les propositions et soutiennent le travail collectif fluidifiant les productions dans une posture soutenante (et non contrôlante).

3ème temps : convergence « portée par l’élan »

Après une abondante production, les facilitateurs guident ce temps pour choisir 3 thèmes jugés prioritaires qui seront instruits dans les mois à venir.
Chaque personne est invitée à contribuer à ce choix par un vote. Les groupes se forment et des volontaires se dégagent pour porter les 3 groupes thématiques.

4ème temps : capitalisation « des fruits de l’énergie collective »

Les personnes sont invitées à nommer les fruits, pour elles-mêmes, de cette expérience collective.
Cet ancrage contribue à la suite et inscrit les futurs actions dans la dynamique de cette énergie positive.
Les regards ont changé, les idées ont fusé, le sentiment d’appartenance s’est renforcé, l’espoir d’une solidarité s’est renouvelé.

Par Laurence Laÿ, Coach et co-gérante DIDASCALIS et Olivier Réaud, fondateur In Principo
Dessin Eric Legrand, facilitateur graphique

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